Reporting, Receipt and Follow-up Procedure
Municipality of Lefkada · Law 4990/2022
Η παρούσα Διαδικασία συμπληρώνει και εξειδικεύει την Διαδικασία Αναφορών και Προστασίας Πληροφοριοδοτών Δημοσίου Συμφέροντος του Δήμου Λευκάδας.
1. Σκοπός
Η παρούσα Διαδικασία Υποβολής, Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών συντάχθηκε για τον Δήμο Λευκάδας σε εφαρμογή της Διαδικασίας και σε ευθυγράμμιση με τον ν. 4990/2022, την υπ’ αριθ. 47312/2023 ΚΥΑ και κάθε μεταγενέστερη συναφή τροποποίηση ή εφαρμοστική πράξη, και τελεί υπό την έγκριση των αρμόδιων οργάνων του Δήμου.
2. Εσωτερική διαδικασία αναφοράς
2.1 Υποβολή
Η εσωτερική αναφορά μπορεί να υποβάλλεται επώνυμα ή ανώνυμα, γραπτώς, προφορικώς ή μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας:
- Ηλεκτρονικά — συμπληρώνοντας τη φόρμα στην πλατφόρμα anafores.crowdapps.cloud/lefkada (διαθέσιμη στα ελληνικά και αγγλικά, προσβάσιμη σε άτομα με αναπηρία).
- Εγγράφως — αυτοπροσώπως ή ταχυδρομικά: Αντ. Τζεβελέκη & Υπ. Αθ. Κατωπόδη, Τ.Κ. 31100, Λευκάδα, με την ένδειξη «Υπόψη Υ.Π.Π.Α.» ή «Αναφορά του ν. 4990/2022»· ή με e-mail στο lavranosef@lefkada.gov.gr.
- Προφορικά — κατόπιν αιτήματος στο ως άνω e-mail.
2.2 Προφορική αναφορά
Η προφορική αναφορά υποβάλλεται είτε τηλεφωνικά είτε με προσωπική συνάντηση με τον Υ.Π.Π.Α.
2.2.1 Τηλεφωνικά ή μέσω φωνητικών μηνυμάτων
Το περιεχόμενο τεκμηριώνεται είτε με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί, είτε με πλήρη και ακριβή μεταγραφή σε πρακτικό που συντάσσει ο Υ.Π.Π.Α. Ο αναφέρων έχει τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με την οριστική μεταγραφή, υπογράφοντας το πρακτικό.
2.2.2 Με προσωπική συνάντηση
Η συνάντηση διενεργείται εντός εύλογου χρονικού διαστήματος από την ημερομηνία του αιτήματος. Ο Υ.Π.Π.Α. τηρεί πλήρη και επακριβή πρακτικά σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, τα οποία ο αναφέρων δύναται να επαληθεύσει, να διορθώσει και να υπογράψει.
3. Παραλαβή και διαχείριση
Αν η αναφορά παραληφθεί από πρόσωπο ή υπηρεσία του Δήμου που δεν είναι αρμόδια, το πρόσωπο αυτό υποχρεούται να τη διαβιβάσει αμελλητί στον Υ.Π.Π.Α., χωρίς τροποποίηση του περιεχομένου και χωρίς αποκάλυψη πληροφοριών ταυτοποίησης.
3.1 Βεβαίωση παραλαβής
| Ηλεκτρονική / έγγραφη αναφορά | Ο Υ.Π.Π.Α. βεβαιώνει την παραλαβή εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών, ανεξάρτητα από τον τρόπο υποβολής. Στην ηλεκτρονική πλατφόρμα η βεβαίωση καταγράφεται αυτόματα και είναι ορατή στον αναφέροντα μέσω του 16ψήφιου κωδικού. Εξαίρεση: όταν, ελλείψει στοιχείων επικοινωνίας, η ενημέρωση καθίσταται αδύνατη. |
|---|---|
| Προφορική αναφορά | Το πρακτικό που συντάσσει ο Υ.Π.Π.Α., εφόσον υπογραφεί από τον αναφέροντα, επέχει θέση ενημέρωσης παραλαβής. Σε περίπτωση άρνησης υπογραφής γίνεται σχετική μνεία από τον συντάκτη. |
3.2 Εμπιστευτικότητα και προσωπικά δεδομένα
Κάθε αναφορά, ανεξαρτήτως τρόπου υποβολής, διαβαθμίζεται ως «Εμπιστευτική» και λαμβάνει αριθμό πρωτοκόλλου, ο οποίος καταχωρίζεται σε ειδικό βιβλίο πρωτοκόλλου που τηρεί ο Υ.Π.Π.Α. σε έντυπη ή ψηφιακή μορφή. Πρόσβαση έχουν μόνο εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, στο μέτρο που είναι απολύτως αναγκαίο.
Στην ηλεκτρονική πλατφόρμα, το περιεχόμενο των αναφορών, τα τυχόν στοιχεία του αναφέροντος και τα συνημμένα αρχεία τηρούνται κρυπτογραφημένα, ενώ ο 16ψήφιος κωδικός αποθηκεύεται μόνο σε μορφή κρυπτογραφικής σύνοψης και δεν είναι ανακτήσιμος.
3.3 Διαχείριση της αναφοράς
Με την παραλαβή, ο Υ.Π.Π.Α. προβαίνει σε διαβίβαση ή σε αρχειοθέτηση της αναφοράς.
3.3.1 Διαβίβαση
Ο Υ.Π.Π.Α. διαβιβάζει την αναφορά ψευδωνυμοποιημένη προς τα αρμόδια όργανα του Δήμου ή/και τους κατά περίπτωση αρμόδιους φορείς (ενδεικτικά: Εισαγγελικές Αρχές, Εθνική Αρχή Διαφάνειας, Επιτροπή Ανταγωνισμού, Τράπεζα της Ελλάδος, Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Ενιαία Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων, Ελληνική Επιτροπή Ατομικής Ενέργειας, Ενιαίος Φορέας Ελέγχου Τροφίμων, Συνήγορος του Καταναλωτή, Εθνική Αρχή Κυβερνοασφάλειας).
3.3.2 Διαβίβαση προς την Ε.Α.Δ. ή τον Εισαγγελέα
Όπου ο Νόμος το επιβάλλει, η αναφορά διαβιβάζεται στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας ή στον αρμόδιο Εισαγγελέα.
3.3.3 Αρχειοθέτηση
Η διαδικασία περατώνεται με αρχειοθέτηση ιδίως όταν η αναφορά είναι ακατάληπτη, εμφανώς παράλογη, αόριστη, καταχρηστική, επαναλαμβάνεται χωρίς νέα στοιχεία ή δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου. Η απόφαση κοινοποιείται στον αναφέροντα, εφόσον είναι εφικτό. Αν ο αναφέρων θεωρεί ότι η αναφορά δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να την υποβάλει ή να την επανυποβάλει στην Ε.Α.Δ.
3.4 Τήρηση αρχείου
Ο Δήμος τηρεί αρχείο κάθε αναφοράς, τηρουμένων των απαιτήσεων εμπιστευτικότητας, για όσο διάστημα είναι αναγκαίο και αναλογικό, και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση τυχόν έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας.
4. Παρακολούθηση της αναφοράς
4.1 Υποχρεώσεις Υ.Π.Π.Α.
- Ενημέρωση αναφέροντος: παροχή ενημέρωσης για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται εντός εύλογου διαστήματος, που δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής (ή από το πέρας των επτά εργάσιμων ημερών, αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση).
- Επικοινωνία με το επιληφθέν όργανο: παρακολούθηση της πορείας και αναζήτηση ενημέρωσης για τα αποτελέσματα της διερεύνησης.
Στην ηλεκτρονική πλατφόρμα, η επικοινωνία με τον αναφέροντα γίνεται μέσω ασφαλούς αμφίδρομου διαύλου, προσβάσιμου με τον 16ψήφιο κωδικό, ώστε να διατηρείται η ανωνυμία όπου έχει επιλεγεί.
4.2 Υποχρεώσεις του Δήμου
Ο Δήμος διασφαλίζει τους αναγκαίους πόρους, την ανεξαρτησία του Υ.Π.Π.Α. και τη λήψη κατάλληλων μέτρων για την αποτροπή και αντιμετώπιση αντιποίνων, καθώς και την ενημέρωση του προσωπικού για τη διαδικασία.
5. Εξωτερική διαδικασία αναφοράς
Η υποβολή εξωτερικής αναφοράς στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας είναι πάντοτε δυνατή, ανεξαρτήτως προηγούμενης εσωτερικής αναφοράς. Διαδικασία και στοιχεία επικοινωνίας: extwhistle.aead.gr, e-mail external.whistle@aead.gr, τηλ. 213 2129900.